Olá, caro leitor
Seja bem vindo !
Hoje nossa reflexão será sobre o tema……….PLANEJAMENTO
O que é Planejar ?
É uma ferramenta de trabalho gerencial que o ajudará a organizar-se.
É pensar antes de fazer e também no que não fazer .
Planejar é decidir antecipadamente :
O QUE : fazer… o que é mais importante agora? onde foco ? Onde preciso melhorar? Onde mudo ?
PORQUE : fazer… razões, argumentos, expectativas e motivação. O projeto X vai ser desenvolvido?
QUE : fazer… objetivos, metas e compromissos que deverão ser atingidos. Resultado esperado
QUAIS : ações …e tarefas serão desenvolvidas. Descrição das Ações.
COMO : fazer… descrever e executar as ações, etapas e atividades envolvidas e métodos de trabalho
QUANDO : fazer… agir, (datas, prazos, limites ) >> É o cronograma de atividades
QUANTO : fazer… dinheiro, tempo e outros recursos que vou gastar
ONDE : fazer… vou agir >> Locais e áreas afetadas pelos trabalhos e ações
QUEM: fará o que….o responsável por cada tarefa. Divisão do trabalho entre as pessoas
( O que ? ): É o Queremos ?? São as melhorias e resultados esperados na sua empresa.
O que vai ser desenvolvido nesta empreitada ?
Aquilo que nos é desafiador. Deve ser definida em uma frase curta, feita por escrito, mensurável e principalmente bem clara à todos envolvidos da empresa.
É o título propriamente dito da Ação a ser trabalhada no Planejamento.
Focar nos temas que trazem diferencial competitivo.
( Porque ? ): É dizer quais são as razões para modificar a situação atual. É o porquê você quer aqueles objetivos. É a expectativa sobre as mudanças. São as melhorias desejadas.
É a maneira de vender argumentos, de ter razões para contagiar as pessoas. As razões que você tem que encontrar são importantíssima, é o que você faz com que as pessoas lutem, que não desistam e que transformem os ouvintes em participantes, guerreiros e comprometidos..
Nós só nos envolvemos quando compartilhamos dos mesmos ideais.
( Que ? ): É definir os Objetivos (obrigatórios e desejáveis), as Metas (numéricas) ou seja, que compromissos deverão ser atingidos ou procurados nesta empreitada.
Ter objetivos específicos e claros evita desperdícios de tempo, energia e dinheiro.
Porque é preciso ter objetivos ? Por que quem não sabe para onde quer ir, então qualquer caminho serve.
( Quais? ) : É definir quais são as ações envolvidas neste projeto ?
Definir a seqüência das atividades. Dividir ou agrupar atividades ou etapas.
Quais as dificuldades, obstáculos e impasses que você entende que terá para chegar aos seus objetivos anteriormente traçados ou seja, mapear forças e fraquezas; os fatores, itens e áreas críticas.
Prever intervenções necessárias. Muito importante nesta fase, agir preventivamente contra os problemas e as dificuldades que possam aparecer, traçando antecipadamente ações (corretivas, provisórias, adaptativas ou de redirecionamento). Na busca dos objetivos o que ajuda ou atrapalha ?
E porque é importante prever antecipadamente ?
Porque só assim você não será surpreendido e estará muito mais preparado, se sentirá mais forte, mais atento a detalhes do seu trabalho e melhor se sairá.
( Como ? ) : É executar o que se precisa fazer.
As maneiras, caminhos e cada tarefa, claramente definidos, detalhados e esclarecidos a todos envolvidos.
Como uma idéia será transformada numa realidade.
Como agir (os meios) para se alcançar aos objetivos pré- estabelecidos. Os roteiros de trabalho
Só pensar não vai levá-lo a lugar algum, a não seja combinado com ações concretas.
Também não adianta só agir, sem foco e inteligência, suas ações podem ser inúteis ou mesmo destrutivas.
( Quando ? ) : É preciso definir um prazo (inicio e fim) de cada atividade ou etapa, porque só assim obriga as pessoas a agir de fato.
Sabendo quanto caminhou e quanto ainda resta, agirá preventivamente, caso esteja em atraso.
( Quanto ? ) : É saber previamente e exatamente quanto esta custando cada atividade planejada.
(seja no : inicio, meio e fim das etapas ou até investimentos posteriores).
Para não ser surpreendido é imprescindível saber antecipadamente os valores ou poderá perder todo o trabalho, dinheiro e tempo. Todavia, o fator dinheiro nunca deve inibir boas idéias.
O mesmo se aplica, a saber, sobre outros recursos: ( quantidade de pessoas que serão afetadas pelas tarefas, o tempo gasto; espaço físico, materiais, tecnologia e equipamentos necessários e requeridos)
( Onde ? ) : É onde (local) as ações e tarefas pré definidas serão executadas ou implementadas, (setor, depto, outras empresas, etc.) . Onde serão as áreas de atuação ou abrangência das operações envolvidas.
( Quem ? ) : É definir os responsáveis pela execução de cada atividade. Além dos executantes diretamente, também os que o ajudarão, os envolvidos, afetados ou beneficiários ( interna ou externamente) (pode ser até terceirizado). Definindo previamente o grau de responsabilidade e comprometimento com cada questão envolvida.
São os deveres, obrigações, responsabilidades e autoridade devidamente claros, identificadas, definidas, compartilhados e divididas igualitariamente entre os integrantes da equipe.
Calibrar o talento humano especificamente com cada tipo de desafio.
Mapear as áreas de atuação e o raio de ação da equipe.
O Planejamento pode ser usado e ajudá-lo no acompanhamento de :
Renderá benefícios tanto solucionando um problema empresarial como explorando uma oportunidade, para atingir uma meta, de um projeto de melhoria ou de um trabalho especifico, numa pesquisa, para atividades operacionais, na execução de uma festa, enfim …
Para qualquer atividade que necessite de um gerenciamento prático, eficaz e profissional, que lhe dê respostas diretas e organizadas.
Nas literaturas, o Planejamento “ para” por aqui, ou seja, fica na execução do ato de Planejar, ficando apenas com informações pré definidas do “que fazer” mas, para mim há necessidade de alguns passos a mais para transformar as idéias em realidade
Observação Importante – NÃO DEVE SER APENAS UM DOCUMENTO um PAPEL ESCRITO
Tem que sair da gaveta, precisa-se colocá-lo em prática e aí existem outras etapas muito importantes, que sem elas não se vai a lugar algum. Veja à partir de agora em diante, estas etapas :
Do nº 1 a 4 = Planejamento tradicional
Do nº 5 em diante = Planejamento com Resultados
No Planejamento, você precisa:
1- Estabelecer objetivos e metas (numéricas), bem claros e aceitos por todos;
2– Prever as atividades a serem realizadas e os recursos necessários; Definir as metodologias
3- Elaborar um cronograma, distribuir tarefas, agendar datas; reuniões de trabalho e avaliação,
4– Determinar o grau de responsabilidades das pessoas envolvidas nas atividades;
5- Executar os trabalhos, Ação. Por a mão na massa, propriamente dito;
6- Medir, controlar e monitorar o Plano: Controle nos: resultados, trabalho, processos, pessoas e desempenho estão sendo cumpridos. Definir as exigências, tais como : (qualidade, finanças, imagem da Cia, atitudes, atendimento, informações estatísticas, relações, dinheiro e tempos gastos), definindo os sistemas de medição utilizados ( observação, uso de indicadores, entrevistas, formulários, relatórios, gráficos, vistorias e auditorias ); as tarefas envolvidas ( pesquisa, coleta, freqüência, distribuição,arquivo, rastreabilidade ), em resumo: O que, quando, quanto, quem e como deve feita a verificação ?
7- Avaliar os resultados e o andamento das coisas, Como esta andando todo o processo?
Analisar informações, contradições, dados encontrados, acertos e erros, etc., analisá-las frente aos resultados esperados ou desejados, para saber se estamos caminhando para o rumo certo, ou se obtivemos o sucesso desejado. Identificando o surgimento de oportunidades ou riscos.
Estudo dos fatores que possam a ajudar ou prejudicar o bom andamento do processo. Custo versus benefícios de certos procedimentos e etapas.
8- Posicionar-se ( substituir, mudar, alterar, corrigir, ajustar, minimizar, dividir, reavaliar , renovar ou até encerrar) sobre os desvios ocorridos. Tomar rapidamente as decisões cabíveis e necessárias;
9- Rever se necessário, as estratégias, objetivos, metas, procedimentos, datas, ou qualquer outro item do planejamento, adequando-os a nova realidade, exigências ou tendências; talvez a exigência da divisão deste projeto em outros menores e menos complexos.
10- Divulgar e prestar Feed Back, compartilhando com todos os envolvidos; as respostas, resultados, dados importantes, lições aprendidas, divulgar idéias, aferição do desempenho obtido, os fatores de sucesso, os fatores críticos, o relatório ou a conclusão final, etc., retro-alimentando o sistema com informações. Definir o caminho e o fluxo das informações geradas; bem como a forma de arquivo e a rastreabilidade;
11- Estabelecer o resultado esperado de cada pessoa envolvida, resultado em termos de (qualidade, quantidade, tempo, empenho) prestando-lhe ajuda e apoio sempre que necessário. Organizá-los, combatendo a omissão ou excessos;
12- Garantir a execução do planejado.
Fornecer e facilitar os meios de se fazer as coisas (trabalho e tarefas), promover a infra estrutura necessária, adequar instalações e outros pré requisitos anteriores ao inicio dos trabalhos.
Monitorar qualquer comprometimento prejudicial com a rotina normal da empresa.
Rever e renovar contratos, prever reservas de recursos e exigências de fluxo de caixa, sanar falhas, verificar previamente os tramites legais e jurídicos das ações, implantar projeto piloto, se necessário, etc.
Flexibilidade e inovação são igualmente importantes, caso seja necessário;
13- Criar e preservar por um ótimo ambiente de trabalho
Articular parcerias, envolver apoiadores e facilitadores, facilitar e adequar os relacionamentos (internos e externos), obter aprovação de superiores, equalizar o andamento com as diretrizes superiores; prover parcerias e acordos vantajosos, mediar conflitos.
Integrar deptos.e pessoas, buscando produtividade e evitando desperdícios de tempo e energia.
Motivar, estimular e incentivar os colaboradores, que contribuem com envolvimento e participação e a equipe e com sugestões, criatividade e geração de idéias.
Buscar o profissionalismo da equipe com : Trabalho, empenho, persistência, dedicação, disciplina,envolvimento e organização; Integrar todos os envolvidos, dando-lhes oportunidades de crescerem e contribuírem.
Dar uma olhadinha no passado e procurar por informações, dicas, lições aprendidas, experiência (internas e externas) que possam ser úteis e utilizáveis neste novo projeto.
É preciso Medir, controlar e acompanhar periodicamente e cuidadosamente o andamento das atividades,
Sem controles, não se tem respostas, tipo : O Objetivo foi alcançado ? Obtemos sucesso nesta fase ?
Lembre-se : “O que se acompanha se corrige”
“ Sem controles não há informação e nem se gerencia, nem se muda nada”
1- Controles nos itens- chave que forneçam subsídios para a tomada de decisão;
2- Comparar os resultados encontrados X resultados esperados e previstos inicialmente;
3- Refinar e rever seus objetivos e alinhar as metas conjuntamente com sua equipe de trabalho.
4- Identificar e tentar antecipar-se a possíveis problemas potenciais (e suas causas prováveis), riscos, áreas problemáticas, etc. Considerar e analisar as alternativas possíveis, criando planos de ação.
5- Concentrar os esforços nos pontos onde há possibilidade de melhores resultados; se necessário estabelecer prioridades.
6- Monitorar as despesas e desperdícios;
7- Avaliar os acertos e erros, ouvir críticas e sugestões para aprimorar e melhorar, o objetivo primário é sempre buscar a melhoria contínua (produtos, serviços, processos, desempenho e eficiência );
8- Providenciar um relatório final com os resultados obtidos, tendo como anexo, todos os dados importantes do planejamento. O objetivo é a geração de aprendizado para um futuro uso;
9- A concorrência, o mercado e as pessoas mudam, portanto o planejamento também é uma ferramenta dinâmica, deve ser atualizado sempre e ajustado, se necessário.
Benefícios de se fazer o Planejamento:
1- transformar os objetivos e metas em realizações;
2- ter todos orientados e focados para o mesmo objetivo da empresa;
3- ter informações e atribuições claramente pré-definidas e negociadas entre os membros da equipe;
4- permite visualizar antecipadamente e acompanhar claramente todas as etapas e questões envolvidas;
5- permite cobrar ou corrigir os desvios encontrados;
6- ajuda a identificar as oportunidades;
7- ajusta-se mais rapidamente as necessidades ou mudanças ocorridas;
8- permite antecipar-se aos problemas e ameaças(internos e externos) ou as novas situações e assim preparar ou ajustar-se melhor, para as mudanças ou as novas exigências;
9- permite a administração trabalhar preventivamente, o oposto da estressante rotina de apagar incêndios;
10- canaliza recursos para as áreas de maiores resultados;
11- gera comprometimento da equipe, quando o planejamento é compartilhado por todos os envolvidos
12- auxilia no aprendizado e crescimento das pessoas e na geração de conhecimento para futuras atividades.
13- auxilia no conhecimento sobre os problemas ora enfrentados e nas soluções colocadas em prática para futuros trabalhos na empresa ( gerador de dados muito importante ).
Exemplos: metodologia de trabalho, check list de ações corretivas,, causas e soluções, normas de qualidade, banco de dados histórico, normas de treinamento interno, aprimoramento organizacional , etc..
14- Gera conhecimento : capacidade de avaliar e selecionar as melhores alternativas
Para ter Sucesso na execução do Planejamento,
Evite :
Apostar numa única idéia – Quanto mais, maiores as chances de ter sucesso
Não controlar o caixa. Pode quebrar ou afundar todo o trabalho e os esforços
Depender exclusivamente de pessoas e deptos ou em centralizar as operações
As “puxadas de tapetes”, a vaidade, as injustiças, o desrespeito profissional, a inveja, as intrigas, o preconceito, a mentira, a arrogância e a discriminação, o constrangimento moral, as fofocas, a disputa desonesta pelo poder, as ameaças, a traição, revanchismo, hipocrisia, deslealdade, transferir culpas.
O “stress”: com supervisão muito constante, rígida e inflexível e atitude impessoal frente as pessoas.
O descompromisso com os objetivos, trabalho e com as pessoas.
Desperdiçar informações relevantes e idéias. Poderá ser útil lá na frente
Achar que sabe tudo e não se atualizar.
Predominância de visão imediatista,
Não incorporar ou empregar as novas tecnologias.
Não executar os controles necessários.
Esconder ou manipular os resultados obtidos, pois devem ser disseminados dentro da empresa e acompanhados por todos.
Usar linguagem difícil, insincera, e não objetiva
Má Qualidade da informação : separe boatos de fatos, tenha dados relevantes disponíveis;
Demorar para resolver situações de conflito entre os membros da equipe;
Abaixo um exemplo bem simples de confecção do esboço do Planejamento da empresa X. Incremente com sub campos, divisões, etc.. de acordo com as suas necessidades.
O QUE Reduzir as despesas com Luz na empresa
QUE
Objetivo : Reduzir despesa de luz
Meta : em até 45 %
Dados : Valor do gasto atual chega a R$ 3.000, precisamos diminuir para R$ 1.650
Esta afetando a lucratividade da empresa e Os funcionários não estão conscientizados, e pouco colaboram
O Planejamento é a capacidade de possuir : Deve ser usado na vida profissional e também na vida pessoal. Faça do Planejamento, parte da sua rotina de trabalho, auxiliando-o e transformando seus desejos, necessidades e sonhos em realidade.
Agora é com você, mão à obra ! Por hoje ficamos por aqui, na próxima edição, falaremos sobre o Planejamento de início de Ano. Enviado por Maninho out / 2012.
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