Planejamento de inicio de ano
O final de Ano esta logo aí.
Já começamos a pensar nas férias, nas festas, presentes, etc…
Mas por que não dedicar algum tempo também para fazer o Planejamento da empresa e também o seu Planejamento pessoal.
O Objetivo básico é estabelecer melhorias para o ano seguinte.
Serve para revitalizar a empresa, para dar motivação
Ele envolve o registro o mais completo possível do que é importante para o seu negócio.
Quais as preocupações para o grupo planejador ?
Olhar criticamente para a empresa,
Avaliar os cenários, projeções e as tendências de mercado,
Estabelecer os objetivos com bases sólidas e
Agir adequadamente com conhecimento, eficiência e rumo.
Forme um grupo de trabalho com colaboradores experientes em suas áreas de atuação, com condições de fazer diferença através do uso de sua experiência e conhecimentos.
Com este comitê, organize um questionário e responda as perguntas que aparecerão de agora em diante.
Sugiro que não fique limitado somente a estas perguntas, elas servem apenas de guia, portanto cria as suas próprias e aprimore ainda mais este trabalho consultivo.
A coleta de dados e informações é feita através de :
Observações, pesquisas, consultas, entrevistas, contabilidade, planilhas, tabelas, gráficos, mapas, análise de dados históricos da Cia.,etc.
Avaliar : clientes, resultados, tarefas, rotinas, colaboradores, ambiente de trabalho, atitudes, desempenhos, qualidade, etc…
Caso não tenha as respostas, sugiro organizar-se a fim de obtê-las.
Lembre-se : Sem informação adequada (precisa, na qualidade, quantidade e hora certos), não se pode decidir com firmeza e corretamente, ou seja não é uma tomada de decisão racional e sim……. um chute no escuro.
Mas não basta somente obter informações, é preciso refletir sobre elas para tomar decisões conscientes e coerentes com os aspectos percebidos, dessa forma pôde tomar decisões com maior chance de acertos
Analise os fatos ( tenha censo crítico) e entenda como as coisas realmente funcionam
( informações e dados reais versus opiniões, palpites ou acho metros ).
Aprendizado: Ver, ouvir, ler, observar, tendo como objetivo dominar as informações,
Vamos iniciar, dando uma idéia macro, do que deve ser a seqüência de raciocínio. ( itens A à D abaixo):
A- Avaliação da situação atual >>> Como esta a empresa HOJE ?
É o diagnóstico e o balanço da realidade atual. Descreve o retrato atual da Cia
Iniciar um ano novo realmente diferente, significa, antes de mais nada, avaliar como você esteve no ano anterior.
Etapa para analisar os pontos fortes e fracos, forças e fraquezas da empresa e das pessoas envolvidas.
Analisar também os fatores externos à empresa (oportunidades e ameaças), aqueles que influenciam direta ou indiretamente o seu negócio.
B- Posicionar-se sobre a situação desejada >>> O que a Cia deseja se tornar ou onde quer chegar ?
Onde ou Como gostaria de estar em datas específicas ?
Etapa de Definição dos Objetivos
C- Definir sobre O que precisa fazer para chegar lá ? >>> Etapa de Geração Idéias e Elaboração e Implantarão de Estratégias e dos caminhos para se alcançar os objetivos traçados.
É a explicação de como se vai até lá. E como ir mais rapidamente.
Em resumo: O que, porquê, quando, quanto, quem e principalmente COMO deverá ser feito as coisas
D- Avaliar quais obstáculos encontrará e Decidir sobre o que fará para vencê-los ?
Estudo e Implantação de ações preventivas.
Vamos comentar, mais detalhadamente os itens acima ( de A à D).
Mas primeiramente responda a esta pergunta ?
Na sua opinião: O que uma organização precisa para ser bem sucedida e evoluir sempre ?
Agora comece a comparar com a realidade da sua empresa :
A – Avaliação da situação atual
| É fazer uma radiografia do que ocorreu na empresa e no seu mercado de atuação neste Ano que se encerra, através de uma auto-avaliação e investigação minuciosa, seja interna ou externamente. |
É responder – O que está efetivamente ocorrendo ? E os Porquês ?
Dividiremos este capítulo em 4 partes, para melhor caracterizar as informações que necessitaremos, sendo :
A1- Avaliar como está o desempenho atual da empresa
A2- Avaliar os Problemas encontrados
A3 – Avaliar as nossas desvantagens competitivas em relação aos principais concorrentes.
A4- Identificar as Oportunidades de Mercado
A1- Avaliar como está o desempenho atual da empresa
Nesta seção, devem-se mapear as forças e fraquezas da empresa.
Os acertos e erros, dos produtos e serviços, da forma de execução e metodologias de trabalho, da equipe de trabalho, do nosso atendimento.
Os sucessos e fracassos, as conquistas e as frustrações.
Neste estudo, colete e escreva os dados encontrados, reflita e analise criteriosamente os resultados e os seus porquês, tabule-os de forma que caracterize e os divida em termos de :
Quais são os pontos fortes ?Constituem as forças propulsoras da organização que facilitam o alcance dos objetivos organizacionais e devem ser reforçados. Quais são os pontos fracos ?Constituem as limitações e forças restritivas que dificultam ou impedem o seu alcance e que devem ser superados.
Avalie o Desempenho e os Níveis de satisfação da sua Cia. com relação aos seguintes quesitos:
Desempenho Financeiro :
Analise os números da situação financeira, tais como :.
Lucratividade, faturamento médio e ao longo do período, Previsões de volume de vendas, nível e evolução das despesas, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, inadimplência, ativo e passivo, carga de tributos, dívidas, estrutura de custos de vendas e operacionais, custos dos produtos e serviços, rentabilidade e margens de lucro por produto, retorno sobre os investimentos realizados ou em andamento, amortização de equipamentos, etc..
Desempenho das Vendas :
Evolução das vendas ao longo do período, as vendas perdidas, evolução da carteira de clientes, nível de satisfação dos clientes, participação no mercado, evolução dos canais distribuição, as formas de propaganda e promoções, ticket médio, retenção clientes, pontos de contato,
Quais as Necessidades : básicas, desejadas, inesperadas dos nossos clientes,
Pedidos: urgente, urgentíssimo, assistência técnica prestada, garantias do produto, etc…
Desempenho da Qualidade
Níveis de qualidade dos nossos produto e serviços, nossos prazos de entrega aos clientes, produção, parcerias feitas ou desfeitas, produtos e serviços dos nossos fornecedores e parceiros, preços e prazo nas compras, obtenção, registro de dados.
Informação e relatórios (coleta, triagem, análise, previsão, históricos, divulgação, banco de dados, arquivo, rastreabilidade ), nível das propostas,
Treinamentos, capacitação pessoal, contratação de pessoal,
Desempenho Operacional
Produtividade, métodos, especificações e manuais de trabalho, rotinas de trabalho, rotatividade e níveis de estoque, há gargalos, capacidade produtiva ideal e máxima, previsões de volume de produção ou compras, manutenções periódicas, super ou sub-utilização de equipamentos e sistemas, os problemas ocorridos na produção, suas causas e medidas adotadas, pesquisa e desenvolvimento de novos produtos e serviços,
Equipamentos e utensílios utilizados: manutenção comum e preventiva, inventário, reposição, instalações do prédio, alarmes, etc…
Desempenho da Equipe de Trabalho: Produtividade individual e do grupo, rotatividade, absenteísmo, geração de idéias, motivação geral, comprometimento, atitudes e comportamentos (prós e contra), incentivos dados, horas trabalhadas e ociosas, qualidade dos trabalhos de maneira profissional e com consistência, formação de sucessores em áreas críticas. Preocupação com o melhoramento continuo, etc… |
Desempenho do Atendimento :
Atendimento pré, durante e pós venda, pesquisas de avaliação junto aos clientes, atendimento estruturado por tipo de cliente, reclamações, problemas ocorridos com clientes, suas causas e medidas adotadas, Tipos de relacionamento, formas utilizadas de comunicação com cliente.
Qualidade dos relacionamentos internos e externos, atendimento ao cliente interno,
Agilidade, atenção aos detalhes, etc…
Desempenho da Concorrência:
Competitividade, novidades implantadas, aspectos visuais, níveis de qualidade dos seus produto e serviços, seus prazos de entrega, qualidade do ambiente de trabalho, ordem e limpeza e higiene dos locais de trabalho, aparência visual das coisas e dos colaboradores, etc…
Desempenho Outros :
Qualidade do ambiente de trabalho e dos locais, em relação a organização, ordem, limpeza, higiene, senso de utilização correta das ferramentas e equipamentos, aparência visual das coisas e pessoas ( 5S )
Quais são os níveis, de poluição sonora (ruídos, gritos), visual ( bagunça, sujeira, coisas fora do lugar, excessos), ambiental ( intrigas, fofocas, bate boca, discussões, respeito mútuo, respeito ao espaço e a), práticas de segurança de trabalho ( uso de Epi ) asseio pessoal ( limpeza, uniformes ), disciplina ( respeito as normas, horários, prazos, padrões morais e éticos, especificações e regras escritas ou faladas ou informais ),
Qualidade das informações e comunicados ( claros, ágeis, de fácil leitura e compreensão, atualizados e disponíveis na hora e local certos)
Imagem da Cia atual: marca, preços, serviços, atendimento, atenção, retorno, pós venda, reclamações, relacionamentos,
Marketing e contribuição social,
Qualidade da Comunicação interna / externa, novas, desativadas, críticas e sugestões de melhorias
Marketing interno (vender a cia aos seus próprios funcionários),
Parcerias ontem, hoje, futuras. internas,
Exclusividade, Novidades / Inovação, Confiança
Como esta a sociedade ( prós e contra, convívio, divisão de trabalho, compromissos assumidos)
Conexão e interatividade da empresa com o mercado.
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Responda as Perguntas : Quais os Compromissos assumidos?
No que deixamos de atender o Cliente por falha ou incompetência nossa ? A maior parte dos nossos clientes é leal, preferindo-nos à concorrência, inclusive indicando-nos com freqüência para amigos, colegas e conhecidos? Nossos vendedores foram treinados e estão realmente capacitados para negociar corretamente, defendendo os interesses dos clientes e da própria empresa? Conseguimos manter consistentemente nossos preços competitivos e ao mesmo tempo com margens de lucro atraentes? Os estoques atuais estão adequados as necessidades, nem mais, nem menos ??
A2- Avaliar os Problemas encontrados
Quais foram os principais problemas encontrados pela empresa no Ano passado ? |
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| Quais foram as causas ? Quais foram as soluções e correções implementadas ? |
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Quais foram os itens, áreas, departamentos, equipamentos ou pessoas potencialmente problemáticas ?
Quais os fatos, resultados ou episódios que ocorreram na empresa, que valem como aprendizado Positivo?
E aprendizado Negativo ?
No que, como, quando, onde, quanto, quem e o porque ? recebemos críticas ou elogios do Cliente
O que fizemos quanto a isto ? O que mudou ou gerou internamente na empresa ?
A3 – Identificar e Avaliar as nossas vantagens e desvantagens competitivas em relação aos principais concorrentes.
Preocupar-se com as nossas desvantagens é importante ?
O que é preciso acompanhar e conhecer ?
Identificar pontos de melhoria na diferenciação
Em pontos que são importantes para seus clientes, observados e até o que eles mesmos indicaram
Em necessidades não atendidas
Em frustrações ou “irritadores” (coisas que desagradam os clientes)
Quando ?
Na minha opinião……Sempre
Após identificados estes fatores, passe a controlá-los regularmente, assim a Cia. sabe imediatamente o que priorizar e o que fazer.
Foco deste estudo:
Caracterizar produto e serviços , cliente e mercado
· Qual produto é mais vendido em meu negócio? (caracterização do produto)
· Qual o perfil do cliente que mais compra? (caracterização do cliente)
· Onde, quanto e quando ocorre o maior volume de vendas? (caracterização do mercado)
Responda abaixo :
Relacione, compare e analise frente aos concorrentes diretos
“Comparando nosso : produto /serviço ………………………………………….ou ainda :
Qualidade, preço, condições pagamento, entrega, assistência técnica e atendimento
com que os nossos concorrentes diretos oferecem, nosso …………….. (colocar nome do produto ou serviço)
é (está) ……………….. (excelente, bem acima da média, acima da média, na média, abaixo da média, fraco).
Nossos pontos mais fortes são ……………………………………….
Nossos pontos mais fracos são ……………………………………….
A fraqueza para qual daremos mais atenção no momento é ………………………….
Melhoraremos este aspecto através de………………………………………………….(são as Estratégias)
( ver abaixo no capítulo C- Definir sobre O que precisa fazer para chegar lá )
Quais as principais diferenças entre a nossa empresa e os concorrentes A,B,C…?
Em quais aspectos meus concorrentes levam vantagem quando comparados ao meu negócio?
Em quais aspectos levo vantagem quando comparado aos meus concorrentes?
O que a concorrência já conseguiu fazer e não fazer neste ano ?
Nossos diferenciais competitivos estão claros e são reforçados com freqüência para a própria equipe?
A4- Identificar as Oportunidades de Mercado
Avaliar as oportunidades (análise, avaliação e seleção das melhores)
Conheça e Analise seu Mercado de atuação e os efeitos no seu negócio
Fazer uma análise do ambiente externo, nas influencias que existiram e existem?
Quais nos afetaram positivamente ?
Quais negativamente ?
Quais foram as Mudanças: sociais, legais, ambientais, políticas, econômicas, regionais, locais
hábito dos clientes, público-alvo ou do segmento, nos fornecedores, na mão de obra, que houveram neste Ano?
O que foi mudado ou trocado e gerou bons resultados ? Porque ?
E que gerou maus resultados ? Porque ?
Analise as causas
| Houve mudanças em relação a última compra / contato do cliente X ? Quais ? |
| Para melhor / pior ? Porque? |
Agora um Prognóstico, uma visão antecipada do futuro
Com projeções de tendências, antecipar-se as potencialidades ou possibilidades de crescimento.
Identifique e priorize os fatores críticos de sucesso ?
O que vai acontecer no Brasil nos próximos anos ?
O que vai acontecer no nosso mercado, nos negócios, com os nossos concorrentes, nos próximos anos ?
O que cliente vão estar pedindo daqui a 1ano ? ( ou defina os períodos que desejar)
Quais serão seus desejos e suas necessidades daqui a 1 ano ?
O que podemos vender que não vendemos ?
O que já vendemos e podemos vender melhor ?
O que nos interessa vender nessa situação ?
Fazer uma análise de toda esta informação coletada e apontar e selecionar as oportunidades reais que existem.
Quais existem ?
B- Posicionar-se sobre a situação
É o nosso destino (vislumbrar o futuro, comparando-se aos líderes do setor )
Visão de : curto (1 ano) , médio (2 anos) e longo prazo (3 a 5 anos)
Se achar útil, faça suas previsões nos âmbitos dos Cenários : Otimista, Pessimista, Conservador
|
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Priorizar : O que mais me preocupa hoje? Onde devo colocar toda a minha atenção, energia e foco?
| Há necessidade de Mudanças ? Onde ? | ||
O precisamos fazer ou mudar para atingir nossos objetivos e metas ?
Quais são as áreas de necessidades na empresa ?
Quais as oportunidades que poderei aproveitar ?
| Em quais investiremos ? |
Quem fica, quem sai (produtos e serviços, funcionários, clientes, fornecedores, atividades organizacionais
| Atitudes, equipamentos, novas funções exigidas) Estabeleça o que parar e não parar ? |
| Estabeleça o que vender e não vender ? |
O que pode ser trocado?
O que proporcionará experiências diferenciadas para os clientes ?
O os clientes realmente valorizam, procuram e estão dispostos a pagar ?
Em quais características desejadas devemos investir ?
Como aproveitar nossos pontos fortes ?
Como atacar, eliminar, minimizar ou conviver com os pontos fracos ?
Escolha a posição que empresa vai ocupar em seu ambiente competitivo ?
Resposta = Reagir ou acomodar-se
Como se aproveitar dos pontos fracos da concorrência ? E ganhar mercado ?
Qual a nossa a proposta de diferenciação perante a concorrência ?
Quais atitudes e barreiras criaremos contra a concorrência ?
O que precisamos fazer para diferenciarmos se não quisermos brigar apenas por preço ?
Qual a nova imagem da Cia, que queremos ?
Qual a relação que eu tenho com o meu cliente ?
Qual a relação que gostaria de ter ?
Quais preços praticaremos ? Suas margens ?
Podemos citar alguns exemplos de Posicionamento estratégico em geral das empresas:
Expansão, penetração especifica, diversificação, especialização
Com base em toda informação coletada, dê início à :
Definição dos Objetivos e Metas
Nossos Objetivos
Que objetivos devem ser atingidos? (resultados, necessidades esperadas)
Se necessário classificar os objetivos em ( obrigatórios, desejáveis, ou Principais, secundários ) com uma nota. Nossas Metas Numéricas Se útil classificar em (desejável x possível x mínima aceitável )
C- Definir sobre O que precisa fazer para chegar lá ?
Nesta seção formulam-se as estratégias da empresa, visando as melhorias desejadas e definidas na seção anterior
Formulação das Estratégias
É uma definição muito clara do que seu empreendimento terá de fazer, descrevendo as direções e ações gerais, ao longo dos próximos meses para alcançar satisfatoriamente os objetivos fixados
É o caminho que irá direcionar sua Cia no dia-a-dia de suas operações.
Será o remédio para corrigir o problema ou a energia para aproveitar uma oportunidade.
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E quais serão as Estratégias da empresa a serem implantadas? Explicar os fatores que irão ajudar a empresa a ser bem-sucedida. 1- A fraqueza para qual daremos mais atenção no momento é ………… Definição das prioridades…… decidir o que fazer primeiro 2- Precisamos de mudanças / alteração / aperfeiçoamentos em ……………………. 3- Melhoraremos este aspecto através de ……………………………………………………… 5- O custo benefício será ……………………………………………
Não necessariamente se tem apenas uma estratégia, geralmente haverá várias frentes de ação, cada qual aproveitando uma oportunidade ou combatendo um problema. Neste caso, estabeleça primeiro um plano de investimentos, para não ser surpreendido mais tarde. como exemplos :
Nos casos de mudanças e definição de estratégias, surgirão Idéias, palpites, dicas, soluções mirabolantes, enfim……Sugiro que pense e analise as alternativas criteriosamente, e que sejam estabelecidos critérios para a escolha da solução, dentre eles, destacamos:
Evidência – Existem informações suficientes que provem ser esta a solução mais adequada?
Prever as atividades a serem realizadas (para se atingir os objetivos) Responda ao “Como, porque, quais, onde, quando, quanto e quem “ Como vai ser implementada a ação? (etapas com sua descrição) Deve-se visualizar cada parte da empresa. Além de nos permitir ver a empresa como um todo, vai nos ajudar a desenvolver métodos e estratégias eficientes para o crescimento da empresa.
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Quais os aspectos que facilitam a execução das atividades do meu setor?
Quais dificultam ?
Como as pessoas do meu setor deveriam agir para desempenhar bem suas atividades?
| Monitorar o plano |
Prever as atividades a serem realizadas e os recursos necessários;
Elaborar um cronograma, distribuir tarefas, agendar datas
Determinar o grau de responsabilidades das pessoas envolvidas nas atividades;
Executar os trabalhos, Ação. Por a mão na massa, propriamente dito.
Medir, controlar e monitorar o Plano: Controle nos: resultados, trabalho, processos, pessoas e desempenho estão sendo cumpridos
em resumo: O que, quando, quanto, quem e como deve ser feita a verificação ?
Avaliar os resultados e o andamento das coisas, Como esta andando todo o processo?
Posicionar-se sobre os desvios ocorridos. Tomar rapidamente as decisões necessárias.
Rever se necessário, as estratégias, objetivos, metas, procedimentos, datas, ou qualquer outro item do planejamento, adequando-os a nova realidade, exigências ou tendências
Divulgar e prestar Feed Back,
Garantir a execução do planejado com excelência.
Criar e preservar por um ambiente favorável de trabalho, para que o negócio prospere
(vide maiores explicações no artigo – O que é Planejamento
na postagem anterior )
4 – Os obstáculos que pode encontrar e o que fazer para vencê-los
Previna-se, identifique, analise e decida o que fazer :
O Objetivo é proteger os planos ( evitar e combater ),
| Analisar o que foi, é ou poderá ser (passado, presente e futuro) com relação à : Problema, ameaça, impasse ou obstáculo aos seus planos? |
Estas ações são de cunho preventivo ou serão: exclusão, corretivas, provisórias, adaptativas ou de redirecionamento
Nos projetos corporativos, os riscos existem e precisam ser gerenciados. Exatamente tudo e todos devem ser avaliados e considerados
Vantagens: Permite preparar-se para as mudanças; Ajuda a melhor explorar os pontos fortes e neutralizar os pontos fracos; É mais fácil visualizar os problemas internos /externos e as prioridades de solução, Vejamos alguns exemplos :
1) de ameaças internos : falta de organização e apoio do grupo de trabalho, falta de verba
2) de ameaças externos : ações da concorrência contra tacando suas estratégias (causa – efeito)
Como fazer para vencê-los
Seguir os itens abaixo, como um roteiro ou linha de raciocínio :
Dividir as atividades em etapas,
Selecionar a etapa crítica,
Antecipar problemas potenciais ( pontuá-los pela probabilidade e gravidade de acontecerem),
Antecipar prováveis causas ( probabilidade ),
Selecionar as Ações Preventivas e Contingentes
Quais os impactos positivos (pessoas, produtos, atendimento, marca, imagem, ,etc)
Quais os impactos negativos ?
Quais são os riscos?
Algumas perguntas :
Qual é a ação ou plano a ser protegido?
O que poderia sair errado?
Quais são os principais problemas potenciais?
Quais as prováveis causas dos problemas potenciais?
O que poderia ser feito para prevenir o problema potencial?
O que pode ser feito para minimizar os seus efeitos?
Quais os impactos ( interno e externo) das nossas ações ?
Já pensou nas ações corretivas, caso as conseqüências das mudanças dêem resultado não desejado ou inverso ao pretendido?
Há uma maneira de se voltar atrás, rapidamente, caso necessário?
Que alternativas devem ser consideradas?
O cliente vai entender com facilidade, rapidez e compreender os benefícios que vão lhe trazer as mudanças ou medidas novas a serem tomadas pela empresa?
Qual vai ser o impacto dessa mudança ou dessa nova medida ou programa, internamente, sobre a rotina de trabalho e sobre os funcionários ?
Que custos, trabalhos adicionais ou envolvimento ela irá provocar?
Vamos ficar em vantagem em relação aos nossos concorrentes com a medida a ser tomada ou o programa novo a ser adotado?
Você sabe como o projeto vai agregar valor à empresa?
O custo / benefício da mudança é vantajoso ?
Quanto exatamente vai custar para a nossa empresa a mudança a ser efetuada?
Vamos recuperar, com lucro, o investimento feito? Em quanto tempo?A receita do próximo mês / trimestre pode ser afetada ? Quais motivos ?
A concorrência, o mercado e as pessoas mudam, portanto este Planejamento é uma ferramenta dinâmica deve ser atualizado, utilizado e consultado com freqüência.
Espero ter contribuído, com algo que realmente possa ajudá-lo.
Até o próximo assunto.
Postado por Maninho out / 2.012